Attraverso la procedura dedicata è possibile importare i documenti ricevuti in un determinato periodo selezionato, visualizzarli in una griglia di lavoro e completarli con le informazioni necessarie alla registrazione contabile, come il codice fornitore e il modello contabile. I dati possono essere salvati anche prima di generare la prima nota, permettendo di completare il lavoro in momenti diversi.
Il sistema mostra per ogni documento uno stato, così da capire subito se la fattura è pronta per essere registrata, se mancano informazioni, se è già stata contabilizzata o se non può essere modificata. È inoltre possibile visualizzare il contenuto del file XML con un foglio di stile completo o semplificato, rendendo più semplice la consultazione della fattura elettronica.
Quando il fornitore è già presente in anagrafica, il programma lo riconosce automaticamente tramite Partita IVA e codice Stato. Se invece non è ancora censito, può essere creato direttamente dalla procedura. Nel caso siano presenti dati relativi alla Stabile Organizzazione, questi possono essere riportati automaticamente nella scheda del fornitore.
La registrazione contabile viene agevolata perché il sistema propone il modello contabile corretto, compila l’identificativo SDI e riporta gli importi IVA nel castelletto. Gli importi vengono associati ai codici IVA in base ad aliquota, natura o sottonatura indicata nel documento, gestendo anche i casi di reverse charge.
Dopo la contabilizzazione, le fatture restano consultabili dal Documento Digital Hub tramite l’Event Viewer. La procedura permette quindi di ridurre le attività manuali, limitare gli errori e migliorare il controllo dell’intero processo di gestione delle fatture passive.